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Webサイトリニューアルに重要なRFP作成6つのポイント

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「提案依頼書」という意味があるRFP( Request For Proposal )は、今やWebサイトリニューアル時に制作会社への提出が欠かせません。
RFP作成や提出を一つのプロジェクトとして位置づけることもあり、初期段階で最も重要なフェーズだとも言えますね。

現在リニューアル検討している皆さんは、完璧なRFPを作成出来ていますか?

実はWebサイトリニューアルが失敗する原因として、このRFPがきちんと作成出来ていないというケースが多々あります。

もしもリニューアルの目的が「現行サイトが失敗したから」であれば、RFPに不備があったのかもしれませんね。
なのでこのままいくとリニューアル後も失敗する可能性が…

そこでここでは、WebサイトリニューアルにおけるRFPの作成方法を紹介していきます。

RFPの目的

◆RFPの目的

まずRFPを作成する目的について知ってほしいのですが、最大の目的は「社内関係者間、ベンダーとクライアントでの認識のズレ」をゼロにするためです。

よく口頭で要件定義を制作会社に伝えるケースがありますが、これでは社内でもクライアント間でも要件定義に関する認識にズレが生じてしまうので、全体的にWebサイトリニューアルのイメージを共有することが出来ません。

イメージがきちんと共有出来ていないことでリニューアル後に「こんなはずではなかった…」という状況を生みかねないので、RFPをしっかりと作成して提出する必要があるんです。

また、制作会社により良い提案を出してもらい適切な制作会社選定を行うという目的もあります。

押さえるべき6つのポイント

◆押せえるべき6つのポイント

Point01.RFPに盛り込む情報を把握する
まずはRFPにどんな情報を盛り込めばいいのかを把握することが最初のポイントです。
以下にRFPの情報をまとめたので参考にしてください。

-プロジェクト概要
-リニューアルの目的
-委託業務の概要
-現行サイトの課題
-リニューアルに至った背景
-リニューアルの目的
-達成したい目標(KGI)
-Webサイトのターゲット
-Webサイトの機能要件
-デザイン要件
-システム環境
-自社プロジェクト運用体制
-プロジェクト体制
-SEOへの取り組み
-選定基準・スケジュール
-リニューアル後の保守・運用
-制作実績の提示
-契約の条件
-対応窓口の確認
-提案依頼書の扱いについて

これが基本的な情報ですが、きちんと把握し必要とあらば適宜添削しましょう。

Point02.現状課題の把握
RFPを作成する際、もっとも重要なのが現行サイトにおける課題をきちんと把握しておくことです。
そもそも課題の把握が出来ていなければRFPを作成することも出来ません。

現状課題をしっかりと把握することで、自ずとRFPに記載すべき事柄が見てきます。

Point03.アウトラインから埋めていく
RFPは「忙しい」という理由で思いつく限りの情報を手当たり次第に書いていくという作成方法が珍しくないのですが、これはリニューアルが失敗する確率の高い作成方法です。

実は手当たり次第に書いていくという作成方法では、気付かないうちに矛盾点を生んでしまっていることがよくあるんです。

なのでRFPは必ず、プロジェクトスケジュールや予算感などのアウトラインから埋めていってください。

Point04.疑問点はきとんと記述する
RFPに記述するのは何も制作会社に提案して欲しい内容だけではありません。
Webサイトリニューアルに際し、疑問に感じていることを積極的に記述しましょう。

こちらの疑問に対しどのように返答してくるのか?も制作選定の一つの指標とすることが出来ます。

疑問を持ったままWebサイトリニューアルに進んでしまうと往々にして失敗するので、RFP提出の段階で疑問を解消させていきましょう。

Point05.リニューアル後についても記述する
「Point01」でまとめたRFPに盛り込む情報ですが、この中でも特に注意して欲しいのがリニューアル後の保守・運用についてです。

Webサイトはリニューアルしたら終わり!ではなく、何よりも重要なのはその後の運用です。

なので制作会社のベンダー運用・保守体制がどのようになっているかを予め確認しておきましょう。

Point06.一つのプロジェクトとして認識する
冒頭でも述べましたが、RFP作成・提出は一つのプロジェクトとして認識されることが多いです。
RFP作成が今後のプロジェクト進行に大きく影響するので、皆さんもRFP作成はプロジェクトの一つという認識を持ちましょう。

まとめ

最高のWebサイトリニューアルをするためには、最高のRFPを作成せねばなりません。
なので、今回まとめた「RFPについて」は是非覚えておいてください。

もちろん、企業によってはプロジェクト進行スタイルが違ってくるのでRFPを作成しないケースもあると思います。
そんなときでも「Point01」で紹介したRFPに盛り込む情報をもとに、制作会社とミーティングを取り交わすことでより具体的なイメージを共有しやすくなるでしょう。

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小野 良勝 代表取締役

投稿一覧

横浜の制作会社アイティネットの代表取締役。WEB、モバイル、DTP、デジタルサイネージを事業展開。それぞれの特性を活かした メディアミックスを得意とする。iPhoneやiPadを活用したBtoB向けのアプリケーションを開発。モチベーションの高い人や異業種との交流がたまらない。華の47年組。趣味はオートキャンプ

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